Privacyverklaring SPOC Group

SPOC RECRUITMENT BV

(bijgewerkt: 01/06/2023)

Dit privacy statement ("Verklaring") beschrijft hoe SPOC RECRUITMENT BV (we, wij, ons of SPOC RECRUITMENT) persoonsgegevens van individuen verwerken. Dit is het geval wanneer u zich bij ons registreert ongeacht het kanaal. Het soort gegevens dat we verzamelen staat hieronder beschreven in de paragraaf "Uw persoonsgegevens en hoe we deze verzamelen".

SPOC RECRUITMENT handelt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna ook ‘AVG’, en vaak ‘GDPR’ genoemd). Wij zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Deze Verklaring informeert u over hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en over de specifieke rechten die u heeft met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.

Het is van belang dat u deze Verklaring samen leest met alle andere verklaringen en informatie die we u voorleggen, zodat u steeds volledig op de hoogte bent van hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verwerken. Deze website is niet bestemd voor minderjarigen en wij verzamelen geen gegevens over minderjarigen. Doorheen deze Verklaring worden verschillende begrippen gebruikt uit het wetgevend kader voor gegevensbescherming. Zij worden hierna kort toegelicht.

Verordening Gegevensbescherming:

De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze Verordening wordt vaak ook GDPR genoemd (General Data Protection Regulation) en in het Nederlands afgekort als de AVG.

Persoonsgegevens:

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (en dus geen rechtspersoon). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Ook gepseudonimiseerde gegevens die door het gebruik van aanvullende gegevens aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld, zijn dus persoonsgegevens. Anonieme gegevens, die op geen enkele wijze nog kunnen worden gelinkt aan een persoon, vallen niet onder de Verordening Gegevensbescherming.

Verwerking:

Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Betrokkene:

Geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie gegevens worden verwerkt.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken:

Wanneer een natuurlijke of rechtspersoon samen met een andere natuurlijke of rechtspersoon optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Het is daarbij niet vereist dat de invloed van beide verantwoordelijken evenwaardig is of dat elk van hen in staat is om op zichzelf te voldoen aan de verplichtingen van de Verordening Gegevensbescherming. Determinerend is dat ze beiden een beslissingsbevoegdheid hebben, ook al is dit niet in dezelfde mate en hebben ze niet dezelfde toegang tot de persoonsgegevens op zich.

Verwerker:

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Informatieveiligheid:

Informatieveiligheid omvat het geheel van technische en organisatorische maatregelen die ervoor zorgen dat een door het veiligheidsbeleid vooropgesteld veiligheidsniveau wordt nagestreefd. Hierbij staat de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van de gegevens centraal.

Gegevensbescherming:

Gegevensbescherming bepaalt en streeft de naleving na van de regels vastgesteld betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van persoonsgegevens, zoals deze worden bepaald in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 en de andere regelgevingen die criteria vastleggen die betrekking hebben op de verwerking van deze persoonsgegevens.

Functionaris voor Gegevensbescherming of Data Protection Officer:

Een expert die toeziet op de naleving van de Verordening Gegevensbescherming binnen de instelling en die de verwerkingsverantwoordelijke hierin adviseert en bijstaat.

Gegevensbeschermingsautoriteit:

De ‘opvolger’ van de Privacycommissie onder de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De Gegevensbeschermingsautoriteit is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens.

Inhoudstafel

Contactgegevens
Uw persoonsgegevens en hoe we die verzamelen
Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken
Wijziging van het doel
Uw persoonsgegevens doorgeven buiten Europa
Bekendmaken van uw persoonsgegevens aan derden
De veiligheid van uw persoonsgegevens
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Uw rechten
De wettelijke basis (Verwerkingsgrond) voor het verwerken van uw persoonsgegevens
Marketingberichten
Cookies
Koppelingen naar andere websites
Feedback en klachten
Wijzigingen aan dit privacy statement.

1. Contactgegevens

Als u vragen hebt over deze Verklaring of over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Falconpoort 22

2000 Antwerpen

info@spoc-group.com

03 434 83 35

Of via de contactgegevens van onze DPO (Data Protection Officer):


	Office Park Lokeren Dieptestraat 2 / 02 9160 LOKEREN
	info@kmo-legal.be
	03 304 71 91

2. Uw persoonsgegevens en hoe we die verzamelen

In de context van onze activiteiten verwerken wij persoonsgegevens. Hieronder wordt weergegeven waarom wij uw gegevens mogen verwerken (de ‘rechtsgrond’ of ‘juridische grondslag’ van de verwerking), alsook welke gegevens wij verwerken (‘categorieën van persoonsgegevens’) en met welk doel wij uw gegevens verwerken (‘verwerkingsdoeleinden’).

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan hebben wij uw persoonsgegevens nodig om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wanneer wij deze persoonsgegevens niet kunnen verwerken, kan onze relatie niet worden voortgezet.

Contactformulier op de website

Wanneer u het contactformulier op de website gebruikt, kunnen we bepaalde persoonsgegevens van u vragen, zoals uw naam en contactgegevens (e-mail, privéadres en telefoonnummer). Afhankelijk van de aard van uw vraag of uw activiteiten op de site, is het mogelijk dat wij u ook vragen naar uw criteria voor het zoeken van een baan, uw voorkeuren voor een baan, uw werkervaring, salaris, en andere achtergrondinformatie. Wij verwerken deze gegevens om uw vragen of opmerkingen te behandelen en u te contacteren met het antwoord hierop. Hiervoor baseren we ons op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om vragen en opmerkingen op adequate wijze te behandelen.

Inschrijven als kandidaat voor dienstverlening bij het vinden van werk

Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u alsook via andere bronnen, waaronder uw sollicitaties rechtstreeks via onze website, via LinkedIn of als u ons uw gegevens bezorgt tijdens een jobbeurs, of een promotie-, netwerk- of trainingsevenement. Als u ons verzoekt om dienstverlening bij het vinden van werk, dan zullen wij u vragen om u als sollicitant bij ons in te schrijven. Tijdens het registratieproces verzamelen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van uzelf, van uw cv, van referenties uit uw beroeps- of opleidingsverleden die u op onze aanvraag invult. We kunnen uw gegevens doorgeven aan onze klanten in het kader van relevante vacatures. Onze klanten kunnen bijkomende persoonsgegevens van u vragen die verband houden met hun vacature en hun vereisten. Uw persoonsgegevens worden veilig opgeslagen in onze databank.

De categorieën persoonsgegevens die we over u kunnen verzamelen zijn, onder andere:

uw identiteit (uw volledige naam, voornamen, bewijs van naamsverandering); geslacht, geboortedatum en burgerlijke staat);
bewijs van uw recht om te werken, zoals bijvoorbeeld een foto, uw nationaliteit, uw geboorteplaats, uw rijbewijs, enz. (in overeenstemming met wettelijke vereisten);
contactgegevens waaronder uw e-mailadres, adres en telefoonnummers teneinde u te contacteren per telefoon, mail of sms;
informatie voor de loonadministratie, zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankgegevens, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres;
uw criteria, voorkeuren en verwachtingen bij het zoeken van een job;
uw diploma's, vaardigheden, ervaring en opleiding;
uw huidige salaris en andere voordelen;
uw opleidingsachtergrond;
uw loopbaan;
de naam van een contactpersoon in noodgevallen;
referenties;
gegevens met betrekking tot uw gezondheid (indien door u ter beschikking gesteld en in zoverre deze informatie relevant is);
andere informatie die in uw cv staat of die u ons ter beschikking wil stellen;
technische gegevens waaronder het internet protocol (IP) adres, browsertype en -versie, tijdzone en locatie, types en versies van uw browser plug-in, uw operating system en platform en de andere technologie op de toestellen die u gebruikt om onze website te bezoeken. We kunnen ook technische gegevens van u ontvangen als u andere websites bezoekt met gebruik van onze cookies. Ga naar ons cookiebeleid voor meer details;
gebruiksgegevens, waaronder informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt;

Wij verwerken deze gegevens in de eerste plaats om een uitdrukkelijk door u gevraagde dienst te verlenen, namelijk dienstverlening bij het vinden van werk. Uw gegevens worden opgenomen in onze database. We gebruiken deze database om op zoek te gaan naar kandidaten voor de functies waarvoor we rekruteren. Daarnaast verwerken we uw gegevens om uw sollicitatie te registreren, de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan, u desgevallend te contacteren voor een gesprek, ons te verweren tegen gerechtelijke acties tegen ons op basis van de aanwervingsprocedure en u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures.

Om onze dienstverlening bij het vinden van werk te verstrekken, zullen onze rekruteringsconsultants u vacature-alerts sturen via e-mail die overeenkomen met uw criteria en voorkeuren voor het zoeken van een job. Van tijd tot tijd kunt u ook vacature-alerts ontvangen waarvan onze consultants denken dat die interessant voor u kunnen zijn. Voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor de registratie van uw baseren we ons op de juridische grondslag contractuele noodzaak, die bestaat uit het treffen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en uit de noodzaak om deze gegevens te verwerken om de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen. Om de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan en u te contacteren voor een gesprek, hebben we een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om u te beoordelen alvorens wij u een jobaanbieding doen. Voor het gebruik van uw gegevens om u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures (via ‘vacature-alerts’) zullen we steeds uw toestemming vragen. Tot slot baseert SPOC RECRUITMENT de verwerking (bewaring) van uw gegevens om ons te verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure op ons gerechtvaardigd belang, namelijk het recht op een doeltreffende voorziening in rechte.

Sollicitanten voor interne functies

Als u solliciteert op een vacature als interne werknemer van SPOC RECRUITMENT, kunnen wij uw persoonsgegevens verzamelen via uw cv, referenties, professionele en educatieve organisaties en andere bronnen. Wij verwerken uw persoonsgegevens met het oog op het beheer van uw sollicitatie, het beheren van het interne wervingsproces en het beoordelen van uw geschiktheid. Wij slaan uw persoonlijke gegevens veilig op in onze vertrouwelijke HR-databank. Uw persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden geraadpleegd door leden van ons HR-team. Overige werknemers hebben uitsluitend toegang tot uw persoonsgegevens indien deze verbonden zijn met het wervingsproces, zoals het interviewen, het beoordelen van uw geschiktheid voor de rol waarvoor u hebt gesolliciteerd of met u in direct contact staan.

We delen onze HR-database niet met anderen en we ondernemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens adequaat worden beschermd, beveiligd en vertrouwelijk worden gehouden. Als we een derde partij inschakelen (bijvoorbeeld om uw geschiktheid te screenen of om testen af te nemen) zorgen we ervoor dat deze uitsluitend toegang krijgen tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van de specifieke dienst, worden zij contractueel verplicht om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van uw persoonsgegevens, de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen en dienen zij passende waarborgen te hebben genomen teneinde uw persoonsgegevens veilig te verwerken totdat deze worden verwijderd of geanonimiseerd.

Door bij ons te solliciteren, stemt u ermee in dat wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden verwerken. U hebt het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Als u uw toestemming intrekt, kunnen we uw sollicitatie echter niet verder behandelen. Deze gegevens worden enkel verwerkt in het kader van uw sollicitatie voor een functie binnen SPOC RECRUITMET, om uw sollicitatie te registreren, de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan, u desgevallend te contacteren voor een gesprek, ons te verweren tegen gerechtelijke acties tegen ons op basis van de aanwervingsprocedure en u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures. Voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor de registratie van uw sollicitatie baseert SPOC RECRUITMENT zich op de juridische grondslag contractuele noodzaak, die bestaat uit het treffen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Om de geschiktheid van u als kandidaat na te gaan en u te contacteren voor een gesprek, heeft SPOC RECRUITMENT een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om u te beoordelen alvorens wij u een jobaanbieding doen. Voor het gebruik van uw gegevens om u te contacteren bij eventuele toekomstige vacatures zal SPOC RECRUITMENT steeds uw toestemming vragen. Tot slot baseren we de verwerking (bewaring) van uw gegevens om ons te verweren tegen gerechtelijke acties op basis van de aanwervingsprocedure op ons gerechtvaardigd belang, namelijk het recht op een doeltreffende voorziening in rechte.

Onze Klanten en Leveranciers

Als u een (potentiële) klant of leverancier bent van goederen en diensten, zullen wij informatie verzamelen en verwerken over personen in uw organisatie. We kunnen de naam, het zakelijke e-mailadres bedrijfse-mail en andere zakelijke contactgegevens van die personen in ons bestand opnemen als een aangewezen zakelijk contactpersoon voor uw organisatie. Deze gegevens worden verwerkt om uitvoering te geven aan de overeenkomst tussen SPOC RECRUITMENT en de klant/leverancier en wordt dus gebaseerd op de grondslag contractuele noodzaak. In de regel zijn de enige persoonsgegevens die we verwerken over een zakelijk contact de naam van de persoon alsook zijn zakelijke contactgegevens teneinde de organisatie te kunnen contacteren i.v.m. onze diensten en om de tijdsregistratie goed te keuren indien een van onze kandidaten bij uw organisatie aan het werk is. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, namelijk ons belang om met klanten/leveranciers contact te kunnen opnemen zodat wij een goede dienstverlening naar onze kandidaten toe kunnen verzekeren.

Indien de persoon die is aangewezen als zakelijk contact ook een geregistreerde kandidaat is, kunnen we bijkomende persoonsgegevens verwerken voor het vinden van werk en andere doelstellingen zoals beschreven in deze Verklaring. De bron van een zakelijk contact kan de persoon zelf zijn, een ander lid van uw organisatie, een bestaand zakelijk contact of een kandidaat die we in de organisatie hebben geplaatst. We kunnen deze gegevens ook halen uit websites, sociale media en andere bronnen. We kunnen B2B communicatie zenden naar zakelijke contacten. Een persoon die een zakelijk contact is kan ons te allen tijde vragen om te stoppen met het sturen van communicatie naar hun zakelijke emailadres door contact op te nemen via: info@spoc-group.com.

Websitebezoekers

We verzamelen een beperkte hoeveelheid informatie over onze websitegebruikers, die we gebruiken om uw websitebezoek te verbeteren en onze diensten te beheren.

De volgende informatie zal worden verzameld:

technische gegevens waaronder het internet protocol (IP) adres (geanonimiseerd), browsertype en -versie, tijdzone en locatie, types en versies van uw browser plug-in, uw operating system en platform en de andere technologie op de toestellen die u gebruikt om onze website te bezoeken. We kunnen ook technische gegevens van u ontvangen als u andere websites bezoekt met gebruik van onze cookies. Ga naar ons cookiebeleid voor meer details;
gebruiksgegevens, waaronder informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt.

Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze cookie policy.

Speciale categorieën van persoonsgegevens

Informatie over uw gezondheid en/of strafrechtelijk verleden wordt enkel verwerkt indien dit relevant is voor uw kandidaatstelling (bijvoorbeeld om ons in staat te stellen te beoordelen of deze een grond vormen om uw inschrijving als kandidaat of uw sollicitatie voor een interne rol niet verder te behandelen) en met inachtneming van de wettelijk opgelegde beperkingen. Deze informatie wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk.

3. Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken

We verwerken uw persoonsgegevens en andere gegevens die we van u verzamelen om u onze dienstverlening bij het vinden van werk aan te bieden. Hieronder valt, onder andere: het sturen van vacature-alerts via deze website en via e-mail, het inplannen van tijdelijke opdrachten, projectmatig werk, permanente contracten en contracten van bepaalde duur, alsook het bezorgen van werkopportuniteiten en andere carrière gerelateerde informatie. SPOC RECRUITMENT verwerkt uw persoonsgegevens overeenkomstig deze Verklaring en de overige bepalingen zoals opgenomen in onze kandidatendocumenten, zoals deze van toepassing zijn op het type werk dat u zoekt.

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij uw gegevens bekendmaken aan onze klanten voor het invullen van hun vacatures. Wij beperken de gegevens die wij doorgeven steeds tot deze die noodzakelijk zijn om uw geschiktheid voor de openstaande vacature te beoordelen. Persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd zijn zichtbaar voor alle onze werknemers die daartoe vanuit hun rol redelijkerwijs toegang toe dienen te hebben (hoofdzakelijk: HR en personen die deelnemen aan uw selectieprocedure).

We zullen uw persoonsgegevens daarenboven eveneens verwerken voor andere rechtmatige interne zakelijke doeleinden zoals het produceren van statistieken, het analyseren van het succes van onze marketingcampagnes, alsook wanneer dit noodzakelijk is voor de naleving van onze contractuele, wettelijke en reglementaire verplichtingen. Het produceren van statistieken en het analyseren van het succes van onze marketingcampagnes zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om onze dienstverlening blijvend te verbeteren. Als u ons informatie over derden verstrekt, gaan wij ervan uit dat deze derden u toestemming hebben gegeven om die informatie te verstrekken en SPOC RECRUITMENT hun persoonsgegevens te laten verzamelen, verwerken en doorgeven op dezelfde wijze als de uwe. We gebruiken geen technologieën die automatische, definitieve en bepalende beslissingen nemen omtrent uw kandidatuur. Er is steeds een medewerker van ons betrokken bij de beoordeling van uw gepastheid voor de vacature.

4. Wijziging van het doel

We gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden waarvoor we deze verzameld hebben, zoals beschreven in deze Verklaring. Uw gegevens kunnen daarenboven eveneens worden gebruikt voor een doel dat niet specifiek in deze Verklaring werd opgenomen, indien dit doel nauw samenhangt met het oorspronkelijke doel waarvoor deze gegevens werden verzameld.

Indien we uw persoonsgegevens gebruiken voor een ander doel, niet gerelateerd aan de doeleinden beschreven in deze Verklaring, zullen we u hierover inlichten en u meer informatie verschaffen omtrent de wettelijke basis die ons toestaat dit te doen.

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken zonder uw medeweten of toestemming indien dit wettelijk is vereist. Wij zullen in dit geval de regels naleven die in deze Verklaring, alsook in de relevante wetgeving zijn opgenomen.

5. Uw persoonsgegevens doorgeven buiten Europa

De gegevensbeschermingswetgeving buiten Europa biedt niet noodzakelijk hetzelfde niveau van bescherming als de Europese wetgeving. Indien dit het geval is zullen we stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op gepaste wijze worden beschermd, beveiligd en vertrouwelijk worden gehouden. Dat betekent dat we derden verzoeken het, door de Europese Commissie goedgekeurde, Standard Contract Clauses te ondertekenen, dit om te garanderen dat uw persoonsgegevens op dezelfde wijze worden beschermd als het geval zou zijn indien zij werden verwerkt binnen de EER.

Op heden werkt SPOC RECRUITMENT met één verwerker bij wie een transfer naar de Verenigde Staten en/of het Verenigd Koninkrijk kan plaatsvinden.

Bullhorn, International Limited, 8th Floor, 155 Bishopsgate, London, EC2M 3AJ

Bullhorn draagt als verwerker privacy en gegevensbescherming zeer hoog in het vaandel. Zij zijn gecertificeerd via de standaarden SSAE 16-18 en onderschrijven de genoemde Standard Contract Clauses. De verwerkersovereenkomst die SPOC RECRUITMENT met Bullhorn heeft, heeft een addendum dat ook de GDPR van toepassing verklaart. Bullhorn leeft de Europese normen dus ook na.

Gegevens worden gepast geanonimiseerd en versleuteld, Bullhorn maakt gebruik van een zeer hoog beveiligingsniveau, zo ver als mogelijk naargelang de huidige stand van techniek.

U kunt contact met ons opnemen indien u meer informatie wenst over het mechanisme dat we gebruiken bij het doorgeven van uw persoonsgegevens buiten de EER.

6. Bekendmaken van uw persoonsgegevens aan derden

Voor zover nodig of aangewezen kan SPOC RECRUITMENT uw persoonsgegevens bekendmaken aan derden in de volgende omstandigheden:

aan onze klanten in het kader van private arbeidsbemiddeling (tijdelijke tewerkstelling en/of rekrutering), overeenkomstig de beperkingen hierboven beschreven.
aan onze klanten in het kader van de sociale verkiezingen, overeenkomstig de beperkingen van de geldende wetgeving. Meer bepaald kan de volgende informatie worden doorgegeven aan de klant: uw naam, uw (e-mail) adres, uw geboortedatum, uw statuut, uw periode van tewerkstelling bij de klant alsook uw rijksregisternummer (indien dit noodzakelijk is om u te identificeren in het geval van elektronische stemming).
aan bedrijven en personen die voor ons zakelijke functies en diensten uitvoeren. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn onder andere: het verlenen van payrolldiensten (HRWEB: verwerker); screening van de achtergrond; gegevensopslagfaciliteiten; hosting van onze Webservers; sollicitaties op vacatures beheren via onze externe partner Bullhorn (verwerker); het analyseren van gegevens en het produceren van statistieken; juridische, boekhoudkundige, audit- en andere professionele diensten.
aan overheidsinstanties, zoals politie en andere wethandhavingsinstanties; toezichthoudende autoriteiten; en kredietinformatiebureaus, voor zover een wettelijke basis voorhanden is.
om de van toepassing zijnde wetten en rechtsprocedures na te leven, of als wij redelijkerwijs vinden dat dergelijke actie nodig is om: (a) de wetten na te leven die dergelijke bekendmaking vereisen; (b) de rechten of eigendommen van SPOC RECRUITMENT te beschermen; (c) een misdaad te voorkomen, de nationale veiligheid te beschermen of fraude te ontdekken of te voorkomen; of (d) de persoonlijke vrijheid te beschermen van personen die onze website gebruiken of die tot het grote publiek behoren.
aan overige dienstverleners die wij aanstellen als gegevensverwerker.

SPOC RECRUITMENT doet een beroep op een aantal verwerkers, waar zij de nodige verwerkersovereenkomsten mee afsloot, waaronder:

HRWEB Solutions BV
Bullhorn, International Limited

Wij zullen de aangewezen contractuele, vertrouwelijkheids-, veiligheids- en andere verplichtingen opleggen aan deze derden. De opgelegde verplichten stemmen overeen met de aard van de diensten die zij aan ons verlenen. We zullen hen enkel toelaten uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de wet en onze instructies. We staan hen niet toe uw persoonsgegevens te gebruiken voor hun eigen doeleinden en als onze relatie eindigt zullen wij ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens veilig wordt teruggestuurd of vernietigd (of geanonimiseerd zodat u niet meer geïdentificeerd kan worden).

Sommige van deze derde partijen zijn ook verwerkingsverantwoordelijken, die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden, bijvoorbeeld de lokale belastingadministratie is een verwerkingsverantwoordelijke voor deze belastingdoeleinden. In deze gevallen zijn wij niet in staat om verplichtingen of beperkingen op de leggen aan deze verwerkingsverantwoordelijken omtrent hoe zij uw persoonsgegevens kunnen verwerken.

7. De veiligheid van uw persoonsgegevens

We hebben gepaste veiligheidsmaatregelen en organisatorische maatregelen ingevoerd om te vermijden dat uw persoonsgegevens bij toeval verloren raken, op niet-geautoriseerde wijze worden gebruikt of bekeken en veranderd of bekendgemaakt worden. Bovendien beperken we de toegang hiertoe tot deze werknemers, agenten en derden die deze nodig hebben vanuit zakelijk oogpunt.

We hebben procedures ingevoerd om met vermoedelijke inbreuken op uw persoonsgegevens om te gaan en zullen u en de aangewezen toezichthoudende autoriteit informeren over een dergelijke inbreuk indien wij de wettelijke verplichting hebben dit te doen.

8. Bewaartermijnen

SPOC RECRUITMENT bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor we deze gegevens hebben verzameld. Indien u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken, kan u ons verzoeken uw persoonsgegevens uit onze database te verwijderen. Wanneer we uw gegevens hebben verwijderd, kunnen we uw naam en e-mailadres in ons CRM systeem bewaren voor een bepaalde tijd. Afhankelijk van de diensten die we u hebben geleverd, is het mogelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens bijhouden in het kader van onze legitieme doeleinden, zoals hieronder beschreven.

Indien u niet door ons geplaatst werd, worden uw gegevens tot één jaar na ons laatste contact bewaard. Aan het eind van deze termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met de vraag of u bij ons geregistreerd wenst te blijven: dit voor een bijkomende termijn van twee jaar. Indien u effectief door ons geplaatst werd, worden uw gegevens bijgehouden tot één jaar na het aflopen van de laatste overeenkomst. Aan het eind van deze termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met de vraag of u bij ons geregistreerd wenst te blijven, opnieuw voor een bijkomende periode van twee jaar.

Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde basisinformatie over onze zelfstandigen, klanten en leveranciers (zoals contracten en financiële en gegevens) te bewaren tot tien jaar na het einde van onze relatie, op basis van mogelijke rechtsvorderingen. Een ander voorbeeld is de wettelijke verplichting tot het bewaren van verschillende sociale documenten (bijv. een tijdelijke arbeidsovereenkomst of uurrooster: elk vijf jaar).

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht uw persoonsgegevens langer bij te houden dan hierboven beschreven, bijvoorbeeld dus om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte. Als in de wet geen bewaartermijn vermeld staat, bepalen we zelf de aangewezen termijn voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Dit doen we door de omvang, aard, en gevoeligheid van de persoonsgegevens af te wegen tegen het potentiële risico op schade door een niet-geautoriseerd gebruik of bekendmaking van de gegevens. Tevens denken we aan een minimale gegevensverwerking. Bovendien houden we rekening met de doeleinden waarvoor we de gegevens verwerken en of we deze doeleinden op andere wijze kunnen bereiken, met eventuele toepasselijke wettelijke vereisten in acht genomen.

Waar mogelijk anonimiseren wij uw persoonsgegevens (zodat deze niet meer met u kunnen worden geassocieerd en u niet meer kan worden geïdentificeerd). Dit doen we zodat we deze gegevens kunnen gebruiken voor het uitvoeren van onderzoek en het creëren van statistieken. Wij dienen u hierover niet specifiek te informeren omdat het voor ons niet mogelijk is u te identificeren door het gebruik van deze anonieme gegevens. Details met betrekking tot de bewaartermijnen van uw persoonsgegevens kan u opvragen door onze DPO (Data Protection Officer) te contacteren (via info@kmo-legal.be of 03 304 71 91).

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

Een verzoek tot toegang en inzage in te dienen. Dit laat u toe om uw persoonsgegevens op elk ogenblik in te kijken. U verkrijgt een kopie van de persoonsgegevens die wij van u bijhouden en u kan nagaan of we deze verwerken zoals wettelijk voorzien en beschreven in deze Verklaring.

Te verzoeken om correctie van de persoonsgegevens die wij van u bijhouden. Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren. Wij zijn echter wel verplicht de juistheid van de nieuwe, door u verstrekte gegevens te controleren.

Te verzoeken om verwijdering / vernietiging van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen of te vernietigen mochten wij geen geldige reden hebben om deze te blijven verwerken. U hebt eveneens het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen of te vernietigen als u met succes uw recht van verzet tegen de verwerking hebt uitgeoefend, als we uw informatie op onwettige wijze hebben verwerkt of als we verplicht zijn uw persoonsgegevens te vernietigen om de lokale wetgeving te respecteren. In bepaalde gevallen kunnen wij echter niet aan uw verzoek voldoen omdat wij uw persoonsgegevens om wettelijke redenen dienen te bewaren. In dergelijke gevallen zullen wij u dit laten weten op het ogenblik dat u een verzoek tot verwijdering doet.

Verzet aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit is mogelijk indien wij ons op ons gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) beroepen bij het verwerken van uw persoonsgegevens. In dit geval kan u verzet aantekenen tegen deze verwerking indien u van oordeel bent dat deze verwerking een negatieve impact heeft op uw fundamentele rechten en vrijheden. U hebt bovendien het recht om verzet aan te tekenen als wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketing doeleinden. In sommige gevallen kunnen we aantonen dat wij een rechtsgrond hebben om uw informatie te verwerken die boven uw rechten en vrijheden staat. In dit geval zullen wij u informeren op het ogenblik dat u verzet aantekent.

Te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kan ons verzoeken de verwerking van uw persoonlijk Informatie op te schorten indien:

(a) u wil dat wij de correctheid van de gegevens nagaan;

(b) u van oordeel bent dat ons gebruik van de gegevens onwettig is maar u niet wil dat wij ze vernietigen;

(c) u wil dat wij de gegevens bewaren zelfs als wij ze niet meer nodig hebben, omdat u een rechtsvordering wil instellen of u tegen een rechtsvordering wil verdedigen; of

(d) u verzet hebt aangetekend tegen het gebruik van uw gegevens maar wij moeten nagaan of we hier gehoor aan kunnen geven.

Een verzoek tot overdracht van uw persoonsgegevens aan u of aan een derde partij in te dienen. Wij zullen u helpen bij deze overdracht, hetzij door uw persoonsgegevens voor u door te geven of door u een kopie te bezorgen in een gestructureerd, gebruikelijk en leesbaar formaat. U kan dit recht enkel uitoefenen indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of indien deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat wij met u hebben. Bovendien is dit recht enkel van toepassing op digitale informatie.

De gegevens die we kunnen bezorgen zijn:

Rapportnaam	Informatie kandidaat/werknemer/consultant
Persoonlijke gegevens	Volledige naam, adres, telefoonnummer, email (zakelijk/persoonlijk), nationaliteit, geboorteplaats, geboortedatum, geslacht. URL’s van online aanwezigheid Naam en telefoonnummer van een contactpersoon in noodgevallen
Details over de geschiktheid	Nationaal identificatienummer, belastinggegevens Details over het werkvisum/paspoort Volledige naam, zakelijk telefoonnummer en bedrijfsnaam voor zakelijke referenties
Vaardigheden	Vaardigheden en resultaten van vaardigheidstesten. Diploma's en kwalificaties met datums. Bedrijfstakken waarin is gewerkt.
Arbeidshistoriek	Arbeidshistoriek (werkgever, functietitel/functie, tewerkstellingsdata)
Plaatsing/ tewerkstelling binnen SPOC RECRUITMENT	Plaatsing/tewerkstelling binnen SPOC (bedrijf, functietitel/functie, startdatum, einddatum, verdienste/tarief, vestigingsadressen)

De toestemming op elk ogenblik in te trekken indien wij ons baseren op uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit zal echter niet van invloed zijn op de wettigheid van de verwerking die is gebeurd voor u uw toestemming hebt ingetrokken. Als u uw toestemming intrekt, zijn wij waarschijnlijk niet in staat u bepaalde diensten te leveren. We zullen u hiervan op de hoogte brengen als dit het geval is op het ogenblik dat u uw toestemming intrekt.

Wij willen zeker zijn dat we uw persoonsgegevens correct en bijgewerkt bewaren. Naast uw wettelijke rechten, kunt u ons ook informeel verzoeken wijzigingen aan te brengen of een kopie te bezorgen van uw persoonsgegevens door ons simpelweg via mail te contacteren.

10. Bijkomende informatie, responstijden en eventuele kosten

Wij hebben het recht u te vragen uw identiteit te bevestigen alvorens over te gaan tot het uitvoeren van uw verzoek. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet bekendgemaakt wordt aan andere personen dan uzelf. We kunnen ook contact met u opnemen om u te vragen om meer informatie in verband met uw verzoek, om ons te helpen uw gegevens te vinden en u zodoende sneller een antwoord te kunnen geven.

Wij proberen op alle rechtmatige verzoeken te reageren binnen een tijdspanne van één maand. We kunnen er langer dan een maand over doen als uw verzoek bijzonder ingewikkeld is of indien u meerdere verzoeken hebt ingediend. In dat geval zullen we u hiervan informeren en zullen we u op de hoogte houden gedurende het proces.

Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten dient u niet te betalen. Wij kunnen evenwel toch een redelijk bedrag aanrekenen als uw verzoek ongegrond, herhaaldelijk of buitensporig is. Ook kunnen wij in die omstandigheden weigeren om uw verzoek in te willigen.

11. De wettelijke basis voor het verwerken van uw persoonsgegevens

We zullen uw persoonsgegevens slechts verwerken indien de wet ons dit toestaat. In de meeste gevallen zullen wij uw persoonsgegevens verwerken in de volgende omstandigheden:

Voor de uitvoering van een overeenkomst die we met u hebben gesloten of gaan sluiten;
Waar we als onderneming een gerechtvaardigd belang hebben;
Wanneer wij daartoe een wettelijke of reglementaire verplichting hebben;
Indien u daartoe uw toestemming verleent.

Een gerechtvaardigd belang bestaat indien wij een zakelijke of commerciële reden hebben om uw informatie te gebruiken voor het voeren en beheren van onze zaken. Voor wij uw informatie op grond van deze wettelijke basis gebruiken maken wij een analyse van onze belangen alsook de impact die de verwerking op uw privacy heeft. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet indien de negatieve impact op uw privacy zwaarder weegt dan de voordelen die door deze verwerking voor ons ontstaan (tenzij wij uw toestemming hebben om uw gegevens te verwerken of indien wij hier anderzijds toe gehouden zijn voor de naleving van wettelijke of reglementaire verplichtingen of indien de verwerking bij wet is toegestaan).

12. Marketing

Wij vragen u steeds om toestemming alvorens u direct marketing communicatie via e-mail of andere wegen (bijvoorbeeld social media) toe te zenden.

U kan marketingberichten van ons ontvangen als u ons uw gegevens hebt verstrekt wanneer u zich bij ons hebt geregistreerd op een jobbeurs, promotie- of netwerkevenement of indien u het formulier op de website heeft ingevuld en u ons toestemming hebt gegeven om u marketing te sturen.

U hebt op elk ogenblik het recht uw toestemming voor marketingberichten in te trekken door:

de links voor uitschrijven in onze marketing e-mailberichten te volgen;
Het sturen van een e-mail met “Schrijf me uit voor direct marketing” als onderwerp naar: info@spoc-group.com.

Het uitschrijven voor het ontvangen van marketingberichten is niet van toepassing op:

Persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd in het kader van uw verzoek tot assistentie bij het vinden van werk;
Persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd in het kader van de uitvoering van een contract tussen ons beiden;
Vacature-alerts die u via onze website worden toegestuurd in antwoord op uw verzoek om specifieke job alerts te ontvangen. U kunt de vacature-alerts op elk ogenblik stopzetten door te klikken op de uitschrijflink in de e-mail met vacature-alerts;
Vacature-alerts die overeenkomen met uw criteria voor een job die met u zijn afgestemd tijdens ons registratieproces en die u van onze rekruteringsconsultants toegestuurd krijgt. Indien u wenst dat wij al uw gegevens verwijderen uit onze database (dus indien u zich niet uitsluitend wenst uit te schrijven voor marketing), gelieve dan contact op te nemen met: info@spoc-group.com. We wijzen u er nogmaals op dat een verzoek niet altijd ingewilligd kan worden in het licht van de AVG.

Wij zullen uw persoonsgegevens nooit verkopen of bekendmaken aan derden voor marketing-doeleinden.

13. Cookies

U kunt uw browser instellen om sommige cookies te weigeren, of u te waarschuwen als websites cookies instellen of gebruiken. SPOC RECRUITMENT maakt in erg beperkte mate gebruik van cookies. Voor meer informatie over de cookies die we gebruiken, en om het gebruik van cookies te beheren, kunt u ons Cookiebeleid nalezen.

14. Koppelingen naar andere websites

Onze website kan koppelingen bevatten naar websites van derden alsook naar plug-ins en applicaties van andere partijen. Door te klikken op die koppelingen of door deze verbindingen te maken kunnen derden in staat worden gesteld gegevens over u te verzamelen of te delen. Wij hebben geen controle over de websites van derden en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacy instellingen en verklaringen.

15. Feedback en klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit voor gegevens-beschermingskwesties, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Drukpersstraat 35

1000 BRUSSEL

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij verzoeken u echter ons eerst de kans te geven uw eventuele klachten te verhelpen alvorens u de toezichthoudende autoriteit contacteert. Gelieve in dat geval contact op te nemen met ons, SPOC RECRUITMENT BV, [Ter attentie van de Data Protection Officer], Falconpoort 22, 2000 Antwerpen, +32 3 434 83 35, info@spoc-group.com, of rechtstreeks onze DPO te contacteren via info@kmo-legal.be of 03 304 71 91.

16. Wijzigingen aan deze Verklaring

Indien we belangrijke inhoudelijke wijzigingen aanbrengen in deze Verklaring, zullen we gedurende 30 dagen een kennisgeving van de herziene Verklaring plaatsen op onze homepagina www.spoc-group.com met een koppeling naar deze pagina.

Deze Verklaring werd voor het laatst bijgewerkt op: 01/06/2023.